Proses penyetaraan ijazah dari Luar Negeri (Prosedur terbaru berlaku mulai 1 Maret 2018)

Bagi teman-teman yang telah menyelsaikan studi di Luar negeri pasti akan berurusan dengan proses peyetaraan ijazah di Kemristedikti. Perlu diketahui bahwa proses penyetaraan ijazah ini bukan dimaksudkan untuk menentukan diakui tidaknya ijazah dan gelar yang diperoleh seseorang dalam menempuh pendidikannya di luar negeri, akan tetapi lebih kepada menentukan gelar yang diperoleh tersebut setara dengan ijazah jenjang pendidikan yang berlaku di Indonesia. Dalam prosesnya, dibutuhkan data dan dokumen penunjang yang menjadi parameter utama  penilaian seperti masa studi, program studi, kurikulum, kualitas tugas akhir, tempat tinggal, dsb.

Proses penyetaraan ijazah luar negeri ini biasa dilakukan dengan membawa dan menyerahkan berkas data dan dokumen yang dibutuhkan ke kementerian pendidikan dan kebudayaan. Berkas pengajuan penyetaraan akan diverivikasi dan proses penyetaraan biasanya memakan waktu 5 hari kerja. Jika telah selesai verivikasi, maka SK penyetaraan dapat diambil sendiri atau diwakilkan dengan membawa surat kuasa pengambilan.

Proses tersebut saya lalui ketika menyetarakan ijazah master degree saya di tahun 2014 dengan alur seperti di atas. Karena saya menempuh double degree program, prosesnya pun sedikit berbeda, sehingga berkas-berkas penunjang seperti MoU kerja sama, tesis dalam Bahasa Indonesia, surat jaminan beasiswa pun ikut dilampirkan.

Dalam rangka merealisasikan berbagai masukan baik dari pengguna maupun pihak mitra, Direktorat Akademik meluncurkan sistem baru, yaitu pendaftaran ijazah luar negeri secara online per tanggal 1 Maret 2018. Sistem ini dikembangkan agar waktu yang diperlukan untuk melakukan proses (pendaftaran) penyetaraan dapat lebih singkat, karena lulusan luar negeri dapat melakukan pendaftaraan dimana saja melalui internet sehingga memudahkan bagi pemohon yang berada di luar negeri/jauh dari Jakarta. Pemohon tidak perlu datang ke gedung direktorat akademik pada saat penyerahan berkas, pemohon hanya perlu datang untuk mengambil SK penyetaraan ijazah ketika SK telah diterbitkan.

Berdasarkan pengalaman saya dalam menyetarakan ijazah doktor saya bulan lalu, pada pelaksanaannya, system penyetaraan ijazah secara online ini memakan waktu yang lebih lama dan proses verivikasi yang bertingkat. Selain itu, berkas yang perlu dilampirkan pun bertambah dan lebih spesifik.

Berikut saya uraikan rangkaian proses dan alur penyetaraan ijazah secara sistem online.

1. Membuat akun di http://ijazahln.ristekdikti.go.id/ijazahln/site/login.html dan masuk “login” dengan akun dan password yang telah dibuat

2. Klik pendaftaran, form pendaftaran dan mengisi form sesuai dengan biodata diri, jangan lupa lampirkan pas foto terbaru.
3. Mulai mengisi step kedua pengisian dokumen. Pada halaman awal memang tidak banyak disebutkan dokumen apa saja yang kita unggah. Berbeda dengan proses peyeteraan ijazah sebelumnya secara manual dimana pemohon sudah mengetahui dan mempersiapkan berkas apa saja yang perlu dibawa pada saat penyerahan berkas.

Menurut saya pribadi, beberapa dokumen yang dibutuhkan sedikit membingungkan, sebagai contoh scan katalog pedoman luar negeri dimana terdiri dari Kurikulum, silabus, program studi, gelar, link DOI, dan link katalog. Saya berasumsi bahwa scan jurnal merupakan dokumen publikasi ilmiah yang telah kita terbitkan. Kemudian, bagian dari katalog merupakan guideline catalog dari unviersitas asal (teman-teman bisa memintanya ke bagian akademik universitas asal), kebetulan universitas asal saya menyediakan katalog yang cukup lengkap sehingga kebutuhan dokumen terdeskripsi jelas. Meskipun pada akhirnya saya harus memilah-milah kembali bagian-bagian mana saya yang masuk ke dalam penjelasan dari Kurikulum, silabus, program studi, dan gelar, kemudian file saya scan terpisah seduai bagian tersebut. Link DOI saya asumsikan sebagai link publikasi artikel  ilmiah yang terekam dalam DOI (Digital Object Index), pengisian link ini tidak wajib, jadi bagi teman-teman yang belum mempublikasikan artikel ilmiah atau tidak memiliki DOI, kotak bisa dikosongkan. Dokumen pendukung lainnya saya isi dengan Residence card, Student card, Transcript, letter of acceptance, atau jika gelar sebelumnya berasal dari luar negeri jangan lupa lampirkan berkas SK penyetaraan ijazah sebelumnya.

4. Setelah melengkapi 100% semua dokumen, kita akan mendapatkan konfirmasi pengajuan by email.

Sebelumnya, saya mengajukan permohonan per tanggal 22 April 2018, namun keesokan harinya mendapatkan email balasan akibat kurangnya berkas sehingga proses permohonan ditunda.

Jadi, bagi teman-teman yang mengalami hal serupa, lengkapilah berkas via akun penyetaraan ijazah. Tahapan prosedur pengajuan dapat dilihat di laman depan web resmi; Diajukan, diverivikasi ke tim penilai, SK ditandatangani, SK dapat diambil. Semua proses akan diberitahukan melalui email.

Proses pengajuan dapat memakan waktu 3minggu sampai 1 bulan. Jika status “SK dapat diambil” maka langkah selanjutnya adalah tentukan tanggal pilihan pada laman akun, jangan lupa membawa materai dan pas foto terbaru. Pemohon pun akan mendapat pemberitahuan via email.

Semoga bermanfaat

Fittrie Meyllia

8 Juni 2018